Secure Computing
GDPdU-konforme Email Archivierung
Originär digitale Unterlagen sind nach Abschnitt III.1 Satz 2 GDPdU die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten und die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden Daten. Im elektronischen Geschäftsverkehr ist dies Email- Kommunikation einschließlich Anhang. Email-Kommunikation mit steuerlich relevantem Inhalt muss damit während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist elektronisch archiviert werden („Fragen und Antworten“ III. 8). Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier reicht nicht mehr aus. § 147 Abs. 2 AO ist bewusst so gefasst worden, dass keine bestimmten Speichermedien vorgeschrieben sind. Zulässig und damit ordnungsmäßig im Sinne der handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften des § 257 Abs. 3 HGB und der steuerlichen Aufbewahrungsvorschrift des § 146 Abs. 5 AO sind alle Speichermedien: die CD-Rom, die nicht wiederbeschreibbare Platte, die wiederbeschreibbare Platte und das Speicherband (Schreiben des BFM vom 7.11.1995 I. „Anwendungsbereich“). Entscheidend für die Ordnungsmäßigkeit sind die hardwaremäßigen, softwaremäßigen und organisatorischen Sicherheitsfunktionen, die für das jeweilige Speichermedium gesondert ausgeprägt sein können (Anlage zum BMF-Schreiben vom 7.11.1995 Ziffer 5 „Datensicherheit“).
Neue Partnerschaft mit der 
GFI Software GmbH
Erste Projekte wurden von der key-IT bei Großkunden in den Bereichen Archivierung interner und externer Emails, Server-basiertem Anti-Spam, Disclaimer, Email-Berichterstellung, Anti-Virus, Inhaltskontrolle, Exploit-Erkennung & Anti-Trojaner für Emails erfolgreich umgesetzt.
Mailverschlüsselung und Signatur
Ein großer Teil der Kommunikation innerhalb von Firmen und zwischen Organisationen wird bereits heute mittels verschlüsselter/signierter e-mail abgewickelt. Daher entwickeln sich Mailstrukturen zu Businessrelevanten und kritischen Prozessen innerhalb von Unternehmen, vom Großkonzern bis hin zum Kleinbetrieb. Email bildet die wichtigste Basis zum Austausch von Informationen, nicht nur innerhalb einzelner Unternehmen, sondern auch zwischen ihnen. Dabei werden nicht nur informelle Nachrichten, sondern mehr und mehr wichtige Firmendaten übertragen.
Diese Prozesse gilt es mit Hilfe von Signaturen und kryptografischen Methoden abzusichern!
Ziele dieser Methoden sind die Abbildung klassischer Anforderungen unserer gängigen alltäglichen Arbeit in digitalen Prozessen:
Da eine über das Internet übertragene Email hinsichtlich der Vertraulichkeit und Integrität des Inhalts quasi einer Postkarte entspricht, also für Dritte unbemerkt einsehbar ist und von diesen auch manipuliert werden kann, birgt die ungesicherte Nutzung von Emails neue Risiken. Um diesen zu begegnen, führen immer mehr Unternehmen technisch-organisatorische Lösungen zur Absicherung der Email-Kommunikation ein.
Dabei werden mit kryptographischen Mitteln zum einen die Vertraulichkeit, zum anderen die Integrität und Authentizität der Nachrichten gesichert. Darüber hinaus können auch Maßnahmen zur Content-Prüfung ergriffen werden (Virenschutz, Schutz vor aktiven Inhalten, Verhinderung des Versands von vertraulichen Informationen).
Der Einsatz von kryptografischer Verschlüsselung und digitaler Signatur ermöglicht es, die Anforderungen von Datenschutz und Informationssicherheit hinsichtlich der klassischen IT-Schutzziele Vertraulichkeit, Integrität, Authentizität und Rechtskonformität zu erfüllen.
Dabei kommt der Interoperabilität zwischen Kommunikationspartnern unterschiedlicher Unternehmen und Institutionen besondere Bedeutung zu. Konkurrierende Kommunikationsstandards und die Problematik fehlender Vertrauensbeziehungen stellen hier hohe Anforderungen nicht nur an die Technik, sondern auch an die interne Organisation.
Bei der Einführung einer geeigneten Lösung sehen sich IT-Verantwortliche häufig mit folgenden Fragestellungen konfrontiert:
Insbesondere beraten wir unsere Kunden bei der Herstellung von Interoperabilität, d.h. bei dem Austausch verschlüsselter und digital signierter Emails über Unternehmensgrenzen hinweg.
Sie können auf die langjährige Projekterfahrung unserer Mitarbeiter bzgl. der Problemstellungen beim Einsatz kryptographischer Verfahren zurückgreifen.
Profitieren Sie von unserem Wissen!
Die fachliche Kompetenz unserer Mitarbeiter basiert auf einer langjährigen Berufserfahrung, gefördert durch eine projektbezogene Rotation und Zertifizierungen, wie beispielsweise von Verisign, BISG oder Utimaco. Die key-IT unterstützt ihre Kunden in allen Fragen der Umsetzung sicherer Email-Systeme.
Aus der Vielzahl von praktischen Möglichkeiten suchen wir zusammen mit unseren Kunden die Lösung, welche den jeweiligen Anforderungen sowohl in technischer als auch in organisatorischer Hinsicht am besten gerecht wird.
Download der Success Story UTIMACO, key-IT, Stadtwerke Herne AG 2005